Vi bruker begrepet digitalisering for å beskrive den økende bruken av elektroniske hjelpemidler i saksbehandling og arkivproduksjon. Vi skaper arkivene i digitalt, tar vare på og gjør dem tilgjengelig.

På fylkesarkivet komplementerer vi dette ved å digitalisere papirarkivene, slik at kommunene får en enklere og komplett digital hverdag.

Fylkesarkivet kan i dag levere en komplett digitaliseringstjeneste til våre medlemmer. Vi har gjennomført et forprosjekt og ferdigstilt et eiendomsarkivarkiv for Nord-Odal som var vår pilotkommune. Dermed har vi testet IKT infrastruktur, kompetanse, kapasitet og leveringsevne. Per dags dato arbeider vi med å digitalisere eiendomsarkivet for ytterligere fem av våre medlemskommuner. For å gjøre denne jobben bruker vi visningsprogrammet Documaster, som er det eneste systemuavhengige Noark 5 løsningen på markedet.

 

Fordeler ved å digitalisere papirarkiv

Internt for kunde: Prosessforbedringer, rekruttere og beholde arbeidskraft, økt tilgjengelighet, frigir arkivlokaler, sikrere saksbehandling og gir en enklere arbeidshverdag. 

 

Risikoreduserende tiltak: Tap og skade, slitasje, enklere å finne opplysninger

Krav fra omgivelsene: Betjening digitalt. Regjeringen jobber aktivt for å øke den digital deltakelsen i Norge, det kan du lese mer om her:

 

På nett med innbyggerne: Regjeringens digitaliseringsprogram

  • I fremtiden skal digital kommunikasjon være hovedregelen.
  • Bedre tjenester til innbyggere og næringsliv.
  • Mer effektiv bruk av offentlige ressurser.
  • Regjeringen har som ambisjon at Norge skal ligge i front internasjonalt i å utvikle en digital forvaltning.

https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/FAD/Kampanje/DAN/Regjeringensdigitaliseringsprogram/digit_prg.pdf

 

Hvordan foregår digitalisering av arkivmateriale?

Arkivet blir grundig gjennomgått, hver eneste sak blir sjekket (minst) tre ganger før vi kan si oss ferdig.

  1. Grovordner, pakker i bokser -Finordner, fjerner stifter, plast osv. Ordner papirene på dato og sak -Legger inn metadata i Documaster - Vi ordner mye arkiv før vi skanner, for å sikre at det ikke dukker opp etterslep / feillagte dokumenter
  2. Skanner og rydder filer i pixedit -300 og 400 dpi (dots per inch) -God kvalitet for mulig kassasjon -Laster opp filene i Documaster
  3. Åpner hver eneste sak og kvalitetssjekker, evt. Gjør siste endringer -Registrerer filene / sakene i Documaster

 

Scan on demand

Skanning av storformatHva skjer når kommunen leverer en hel serie til oss? Arkiv som er i daglig bruk er kanskje det viktigste å få digitalisert, men saksbehandlerne må ha tilgang på sin dokumentasjon i en digitaliseringsprosess, dette har vi løst med tjenesten scan on demand.

Vi har opprettet en felles e-post for alle som arbeider med digitalisering hos oss, slik at kunden får rask og effektiv service. Saksbehandler har sin sak klar til bruk på timer. Vi gjør hele Gnr / bnr ferdig, selv om saksbehandler kun trenger en sak. Saksbehandler vil ikke være uten arkiv mer enn tiden det tar å transportere materialet til oss.

 

Team

Hos oss er vi fem ansatte som primært arbeider med digitalisering av eiendomsarkiv for kommunene. Vi sitter i åpent landskap og har et fantastisk godt arbeidsmiljø. Vi får orden på kommunens dokumentasjon fra store kart og ned til den minste Post-it og blir på denne måten godt kjent i kommunen og dens utvikling gjennom mange år. Utrolig spennende og motiverende i arbeidshverdagen.