Å digitalisere papirarkiv er viktig av flere grunner. Bedre tilgang til materialet, redusert slitasje ved håndtering av slitt og gammelt materiale og bekjentgjøre hva institusjonen institusjonen har å tilby er noen viktige faktorer. 

Papirarkiver kan utsettes for mange farer gjennom årene det står oppbevart; brann, vann- og fuktskader og skadedyr kan man aldri sikre seg helt mot. Med endringer i klimaet er også risikoen for skader større, da vær og temperatur har innvirkning på arkets kvalitet og levetid. Bruksslitasje og skader i form av rifter og søl, bleking av papir over tid og tap av dokumenter er nesten en selvfølge. 

Her er et eksempel hvor skriften er i ferd med å bli uleselig. Ved å digitalisere har vi fryst denne prosessen og sikret informasjonen. I digitaliseringsprosessen kan vi også forbedre kontrast og lesbarhet.Med digitalisering er det mulig å sikre materialet mot alt dette. Det bidrar til å bevare originaler og holde arkiver fullstendige. Offentlig tilgjengelige digitale kopier reduserer håndtering og potensiell skade på verdifulle og ofte skjøre originale dokumenter. Noe som øker levetid og historisk verdi. Dette er spesielt viktig for dokumenter som er mye i bruk.

Når materialet er digitalisert øker tilgjengeligheten og gjenfinnbarhet blir lettere, og man kan få frigjort lokale hvor arkivet tidligere har vært oppbevart. Driftskostnadene reduseres for institusjonen, likeså reisetid og utgifter for brukerne. Saksbehandlingen blir mer effektiv, man får et bedre tilbud og bedre service ut til brukeren. Dette betyr efektivisering, kostnadsreduksjon for bedriften på sikt.