Nye fylker foto: Regjeringen.noFra 2020 er målet at Norges kommuner skal reduseres fra 422 til 356. Samtidig skal antall fylkeskommuner reduseres fra 18 til 11. Det vil si at de fleste blir berørt. Når to eller flere kommuner/fylkeskommuner slås sammen, opphører de opprinnelige kommunene å eksistere, og det etableres en ny. Hva innebærer dette rent arkivmessig?

Velfungerende arkiver er en forutsetning for at kommunen (les og fylkeskommunen) skal kunne utføre sine lovpålagte oppgaver. Kommunesektoren har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som samferdsel, skole, barnevern, helse- og omsorgstjenester. Dokumentasjonen av disse tjenestene finnes i dag hovedsakelig i digital form. Gode løsninger for daglig drift og bevaring må derfor være på plass før en sammenslåing trer i kraft.

Alle arkiver som er i drift i eksisterende systemer må avsluttes og avleveres til depot. Ny arkivenhet med nye arkiver må på plass og skal være i full drift fra første dag. Det forventes av alle.

Hele det kommunale arkivmiljøet er bekymret for at de arkivfaglige konsekvensene av kommunereformen og regionreformen ikke blir tatt hensyn til i planleggingen av prosessen. Riksarkivaren deler denne bekymringen.

Erfaringer fra tidligere viser at det med noen unntak, er lite fokus på arkiv underveis i ulike organisatoriske endringsprosesser.
Alle som jobber i arkivdepot vet at denne typen planlegging var totalt fraværende ved siste kommunereform som ble avsluttet 1964. Den store forskjellen i dag er at vi lever i en digital tid der manglende fokus på dette vil få mye større konsekvenser, med fare for tap av informasjon og store ekstrakostnader for kommunene. Det er derfor så viktig at arkivet ikke glemmes i planleggingen, men at vi tvert imot må bli en integrert del av prosessen.

Riksarkivaren og det kommunale arkivmiljøet har hatt fokus på dette siden 2015. Ulike prosjekter har vært iverksatt på ulike områder for å kunne forberede og legge til rette for det som skal skje i 2020.

Nå er vi snart halvveis i 2018, og med hensyn til egen regionsammenslåing, Region Innlandet, er det en formidabel jobb som skal gjøres fram til 01.01.2020.