I november 2016 sendte Kulturdepartementet de nye arkivforskriftene ut på høring. Med overgangen fra papirbaserte til digitale arkiv, er det behov for en oppdatering av arkivforskriften som ble skrevet for mer en 20 år siden. Som det står i innledningen til høringsnotatet:

"Etter at arkivforskrifta vart vedteken, har offentlege verksemder i hovudsak gått over til elektronisk arkivdanning og arkivbevaring. Ein stor del av kommunikasjonen skjer i system utan arkivfunksjonar. Sjølv om dokumentomgrepet i arkivlova er teknologinøytralt, inneheld fleire føresegner i arkivforskrifta både omgrep og rutinar som berre gjeld for papirbaserte arkiv."

 

Det er behov for en forenkling av forskriften. Slik at den i mindre grad regulerer ulike arkivfunksjoner i detalj, og det er behov for en modernisering av språk og begreper.

 

Departementets forslag til endringer er basert på innspill fra Arkivverket, KS – Kommunenes Sentralforbund, fra arkivorganisasjonene Norsk Arkivråd og Landslaget for lokal- og privatarkiv og fra arkivledernettverket i departementene.

Selv om høringsdokumentet er omfattende er det avdekket enkelte klare svakheter som allerede er påpekt fra ulike fagmiljøer innen arkiv og datasikkerhet. I hovedsak omfatter disse følgende:

 

Privatisering av depotfunksjonen?

For det første blir «arkivdepot» i § 2h definert som «institusjon eller anna organisatorisk eining som har lokale for bevaring av eldre arkivmateriale». Videre står det i §24 om Arkivdepot og avleveringsplikt «Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine.»

Til sammenligning står det i § 5-1 i gjeldende forskrift «Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning.»

Dette kan tyde på at man her åpner for en mulig framtidig privatisering av depotfunksjonen for offentlige arkiver dvs. kommunale og fylkeskommunale. Dette mener jeg er betenkelig, særlig når det gjelder personopplysninger og annet personsensitivt materiale.

Tilpasning til den digitale hverdagen?

Som nevnt innledningsvis er det et mål å tilpasse den nye forskriften til den digitale hverdagen i språkbruk og innhold. Her har en ikke lykkes fullt ut. På mange måter viderefører den nye forskriften den samme terminologien og omtalen. Det utdaterte synet på hva en legger i f.eks en arkivinstitusjon og deres oppgaver, videreføres nærmest ordrett i forslag til ny forskrift på flere punkter.

 

Skylagring av digitalt skapt arkivmateriale.

Departementet forslår en ny paragraf 22, spesifik for lagring av digitalt arkivmateriale i utlandet. Forslaget lyder:
  «Offentlige organ kan lagre digitalt arkivmateriale utenfor Norge dersom pliktene i arkivloven med forskrifter er regulert i avtale mellom organet og eieren av arkivlageret. Organet skal beholde     tilgang til, kontroll med og eiendomsrett til sitt eget arkivmateriale.»
Det vil gjøre det langt enklere å sende norske arkiver og offentlige dokumenter til dataservere med lagring utenfor Norge.

Mange fagpersoner er skeptisk til en slik endring av gjeldende regler. Se: http://www.digi.no/artikler/dette-gjor-det-lovlig-a-lagre-norske-arkiv-i-utenlandske-nettskyer/359605

Privatisering av arkivene.

I Arkivmeldinga, Meld. St. 7 (2012–2013), skrev departementet at en skulle vurdere å lovfeste at:
  «verksemder som utfører oppgåver på vegne av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverket for offentlege arkiv» (s.109).

Bakgrunnen var at undersøkning som be gjennomført av Riksrevisjonen ved utarbeidelsen av rapporten: Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor (2009-2010). Her framkom det at av 150 kommuner, som hadde konkurranseutsatt tjenester, hadde ca. 80% «i liten eller svært liten grad» stilt krav om at de private aktørene skulle følge regelverket for offentlige arkiv. Departementet påpekte at det var urovekkende at verken oppdragsgiver, overordna kontrollorgan eller brukerne av vil kunne få tilgang til dokumentasjonen fra den private tjenesteyteren … som kunne omfatte … helse, sosialomsorg eller utdanning. Departementet varslet derfor at det i forbindelse med revisjon av arkivloven ville legge fram «endringer som gjør at virksomheter som utfører oppgaver på vegne av det offentlige, skal ha pålegg om å følge regelverket for offentlige arkiver». (Min oversettelse fra nynorsk). Arkivmeldinga, s. 84. 


Dette er ikke fulgt opp, verken i forslaget til ny forskrift eller i den innledende drøftingen i høringsdokumentet. Som Valderhaug skriver i sin blogg Depotdrengen. «Dette er både betenkelig og skuffende fordi arkivene til en del slike virksomheter inneholder dokumentasjon av rettslig verdi for enkeltpersoner. Faren for at betydelige mengder rettsdokumetsjon i framtiden vil gå tapt er dermed stor.» (Min oversettelse fra nynorsk).

Skanning av historiske dokumenter for kassasjon

§ 6 i forslaget til ny arkivforskrift har fått navnet «lagringsmedium». Den handler om digitalisering for kassasjon. Temaet er ikke nytt, for Riksarkivarens forskrift kap. IX § 2-3 åpner allerede for at papirdokument som blir skanna og arkivert i et aktivt elektronisk arkivsystem, kan kassers så framt juridiske hensyn ikke krever bevaring. Det nye forslaget går vesentlig lenger enn dette. Nå heter det at:


  "Arkivmateriale skal lagrast på medium og format som ivaretek nødvendige krav til haldbarheit, og som gjer det mogleg å nytte materialet. Originaldokument kan overførast til eit nytt                    lagringsmedium og bevarast i det nye lagringsmediet. Riksarkivaren kan gi utfyllande føresegner om lagringsmedium."


Dette forslaget stiller m.a.o. kun krav til holdbarhet. Det sies ikke noe om hvordan vi skal bevare konteksten og relasjonene mellom dem. Dersom sammenhengen mellom dokumentene fjernes, slik som ordningsmåten, notater, legg og all kontekstinformasjon, blir arkivene til en mengde enkeltdokumenter nærmest uten verdi. Dette, som til sammen utgjør selve arkivstrukturen, må sikres ved at kravet nedfelles i forskriftene.

Etter hvert som en får en mer grundig oversikt over forslaget til reviderte forskrifter, vil nok lista over kommentarer kunne bli flere og mer utfyllende. Kommentarene over er knyttet til vår oppgave som arkivdepot for kommunesektoren. Det er viktig at også arkivarene med ansvar for de arkivskapende organer i kommunene, setter seg inn i forslaget til nye forskrifter og sender inn sine kommentarer innen fristen.

 

Svein Amblie, 02.01.2017