Arkiver i skolesektoren
Elevarkivene inneholder en god del personsensitive opplysninger som ikke skal gjøres tilgjengelig for alle. Hvordan kan dette organiseres for å sikre opplysningene?

  • I kommuner som har et fullelektronisk sakarkivsystem og hvor PPT ikke er organisert som IKS, anbefales en samordnet arkivering i en elevmappe (ikke delvis papirarkiv/delvis elektronisk arkiv/flere mapper). Videre bør det lages tydelige rutiner og retningslinjer på hvilke opplysninger som skal følge elevmappen når eleven flytter mellom skoler og skoleslag.
  • Den sentrale arkivfunksjonen i kommunen bør i større grad aktivt sikre at skolene følger opp kommunens/fylkeskommunens arkivfaglige rutiner, og skoleleder bør få ansvar for at dette etterleves. Kompetansen til kommunens arkivfaglige personer bør i større grad gjøres tilgjengelig for den enkelte skole.
  • Internkontroll for arkiv og personvern vedrørende IOP må være skriftlig og innarbeidet som en del av kommunens ordinære internkontrollsystem.
  • Konkrete opplæringstiltak for undervisningspersonell i skolene bør iverksettes, slik at disse får innsikt i grunnleggende hensyn som skal ivaretas, kunnskap om regelverk for arkivering og personvern samt konsekvenser ved manglende etterlevelse. Det bør også iverksettes tiltak knyttet til organisasjons- og holdningsutvikling.
  • Tilrettelegging for bruk og utvikling av tekniske løsninger som legger til rette for at alle involverte parter i utarbeidelsen av dokumenter (her IOP) får lese og redigeringsmulighet i sakarkivsystemet.

Den fullstendige rapporten er hentet fra KS sin FOU

Dokumentvedlegg:

Sist oppdatert 16.11.2016