PapirarkiverUnder finner du en kort veiledning, samt lenker til lovverk og instruks. Se og  under Retningslinjer: Rutinebeskrinelse for deponering av papirarkiver. 

Avtale om avlevering

  • Avlevering skjer etter avtale mellom arkivleder og IKA Opplandene.
  • Vi har stor pågang, så avtal i god tid.
  • Vi har behov for å vite omtrent hvor mange hyllemeter som skal avleveres.
  • Vi vil også vite omtrent hvilke arkiver som skal avleveres. Er det arkiver fra helse og omsorg, teknisk etat, formannskap osv.?

Vi vil bidra med råd og veiledning, og kommer gjerne på befaring. Vi kan også ta på oss arbeid med å ordne, merke og listeføre arkiver som skal avleveres til oss, mot betaling.

Arkivforskriften § 5-12 Spesifiserer krav for avlevering/deponering til arkivdepot. Normalt skal arkivene være ordnet og listeført slik det er beskrevet i Normalinstruks for arkivdepot. Eiermøtet for IKAO (IKA Opplandene)  gav i 2014 styret i oppdarag å synliggjøre basistjenester og tilleggstenester som IKAO kan påta seg. Disse er innarbeidet i en tilpasset normalinstruks. Last ned Tilpasset normalinstruks for arkivdepot. (PDF, 430 kB)

Med hjemmel i arkivforskriften § 5-12 kan depot påta seg oppgaver knyttet til ordning, men at det skal inngås skriftlig avtale med kommunen som bl. a. stipulerer omfang og tidsbruk. Det er utarbeidet en mal til en slik avtale. Avtale om bistand ved deponering av papirarkiver. (PDF, 380 kB)

Sorter arkivene etter proveniens

  • Arkivene skal sorteres etter proveniens. Proveniens handler om å bevare arkivenes opprinnelige orden. Det vil for eksempel si at man ikke skal blande arkivskapere som teknisk etat og helse og sosial, og det betyr at man ikke skal blande serier, som møtebøker og saksarkiv.

Rengjøring

  • Støv og skitt skal børstes eller støvsuges bort før pakking.
  • Ta kontakt med IKA Opplandene dersom arkivmaterialet er fuktig og du har mistanke om muggsopp.

Rensing

  • Ta bort binders, plast og gule lapper.

Arkivbegrensning og kassasjon

  • Før avlevering skal det være gjennomført arkivbegrensing og kassasjon. Det vil si at man skal fjerne alt som ikke er bevaringsverdig.
  • Arkivbegrensning betyr at man skal ta ut dokumenter som ikke har inngått i saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon. Eksempler på dette er kursinvitasjoner, tomme planketter og rundskriv, med mindre det er produsert av arkivskaper. Les mer om arkivbegrensing i Arkivforskriften.
  • Kassasjon betyr at man skal ta ut dokumenter som har inngått i saksbehandling og har hatt verdi som dokumentasjon. Avvent nærmere informasjon om nytt bevarings- og kassasjonsreglement fra IKA Opplandene før dere gjennomfører kassasjon.

Innbinding

  • Møtebøker, kopibøker og journaler skal bindes inn.

Pakking i bokser

  • Dokumenter legges i mapper.
  • Mapper legges i bokser.
  • Dokumenter i ringpermer må pakkes om.
  • Bytt ødelagte mapper og bokser.
  • Bruk syrefrie mapper og bokser fra Arkivprodukter. Dersom dere allerede har andre typer bokser og mapper på lager, kan dere bruke opp dette før dere går til innkjøp av nytt.
  • Ta kontakt med IKA Opplandene dersom dere skal avlevere kart og tegninger, fotografier og kortregistre, da dette materialet skal pakkes i spesialemballasje.

Merking

  • Mapper merkes med ytterår og arkivkode eller objektkode (for eksempel navn eller gårds- og bruksnummer).
  • Bokser merkes med navn på arkivskaper, innhold og ytterår. For eksempel Lillehammer kommune - teknisk etat - saksarkiv 505- 1976- 1980.
  • Husk på at bokser som inneholder klientmapper ikke skal merkes med navn, av hensyn til skjerming av taushetsbelagt materiale.

Avleveringsliste

  • Avleveringsliste skal alltid følge arkiv som avleveres til IKA Opplandene.
  • Avleveringslisten skal inneholde følgende: arkivskaper, serie, ytterår og antall arkivstykker. 
  • Rekkefølgen på listen skal følge allment arkivskjema Den ligger som et eget vedlegg i normalinstruksen (se over). Det vil for eksempel si at møtebøker skal føres før kopibøker.
  • Du kan bruke avleveringslisten som ligger som vedlegg 1. i tilpasset normalinstruks.
    I merknadsfeltet eller i en egen kommentar vil det være til stor hjelp om tilstanden hver enkelt serie beskrives nærmere.
  • Under ser du et eksempel på hvordan listen skal føres, men ta kontakt med oss dersom du er usikker.
ArkivskaperSerieFra årTil årAntall arkivstykker
Eksempel på avleveringsliste
Lillehammer rådmannskontor møtebøker 1960 1990 30 protokoller
Lillehammer rådmannskontor kopibøker 1960 1990 30 protokoller
Lillehammer rådmannskontor postjournaler 1960 1990 30 protokoller
Lillehammer rådmannskontor sakarkiv 1960 1964 20 bokser
  • Klientjournaler skal føres i arkivliste for klientarkiver. Her skal man føre navn, fødsels-/og personnummer og boksnummer.
  • Oversiktsliste over klienter skal ligge først i boksen.
  • Samleliste skal følge arkivet.

Pakking for transport

  • Pakk på pall, og dekk med plast.
  • Pakk arkivstykkene i riktig rekkefølge i forhold til arkivlisten.
  • Merk pallene med løpenummer.
  • Avtal tidspunkt for levering med IKA Opplandene.

For utfyllende informasjon, se: