Forskjellige typer elektronisk arkiv

For å identifisere elektroniske arkiver, er vi nødt til å ha kontroll på hva vi legger i begrepet arkiv, og arkivloven definerer dette som dokumenter som ble til som del av en virksomhet. Dokumenter er et ganske vidt begrep, og omfatter informasjon som er lagret på et medium for senere lytting, lesing, fremvisning eller overføring.

Sak-/Arkivsystemer

Elektroniske arkiverElektroniske arkiver blir ofte sett i sammenheng med en elektronisk postjournal og disse finner vi i systemer som kalles elektroniske sak-/arkivsystemer. Disse systemene har i flere år hatt krav om å tilfredsstille krav i Noark-standardene og i kommunal sektor vil det si Noark-3/Koark fra 1994/95, NOARK-4 fra 1999 og NOARK-5 fra 2008.

Blant medlemskommunene i IKA Opplandene er det 4 systemer som er i bruk som sak/arkivsystemer – nemlig Acos Websak, EDB Sak og Arkiv (ESA), ePhorte og P360. Alle disse håndterer utvalgsmøter og lagring av saker og produksjon av postjournal. Tidligere ble systemer som Forum Winsak, Cinet Symfoni og Unique Sofie benyttet.

Fagsystemer

Men vi har også flere former for elektronisk arkiv. Det er blant annet flere fagområder som har klare krav til hvordan saksbehandlingen skal gjennomføres og hvordan informasjon skal lagres og overføres. Dette kan for eksempel være innenfor helsesektoren der pasientjournaler er viktig og det stilles særskilte krav om elektroniske pasientjournaler både i forhold til lagring, oppbygging og overføring av data.

Innenfor de fleste av kommunenes arbeidsområder finnes det spesialsystemer for å støtte bestemte funksjoner som skal gjennomføres. Disse systemene kalles fagsystemer. I utgangspunktet skal også arkivmaterialet fra disse systemene også lagres på papir eller i en Noark-godkjent løsning.

Vi ser imidlertid at det i mange tilfeller ikke skjer, og ofte er det fordi rutiner og datasystemene ikke er godt nok tilpasset en digital hverdag. Vi er i en del tilfeller fortsatt i en brytningstid mellom papirbasert og elektronisk saksbehandling der vi ikke har enhetlige løsninger som blir benyttet av alle saksbehandlere.

Det har vært gjennomført flere kartlegginger av fagsystemer i kommunene og selv om resultatene varierer, ser vi at det er snakk om mange fagsystemer i kommunene som skal bevares for ettertiden.

Registre og andre arkiver

Ut over disse fagsystemene finner vi også forskjellige registre som har blitt laget for å holde oversikt. Vi har sett dyktige saksbehandlere som har laget egne regneark for å holde oversikt over ansienniteten til de ansatte i kommunen, registre over frivillige lag og foreninger, institusjonsregistre og mange flere. Det kan også være dokumentasjon som er lagret i filsystemer som må bevares – blant annet lyd og bildesamlinger.

Produksjon av uttrekk

Å lage et uttrekk vil si at informasjon i et datasystem blir hentet ut slik at det kan leses uten at det originale datasystemet er i bruk.

Når det skal leveres elektronisk materiale til depot vil det i alle tilfeller være lurt å ta kontakt tidlig slik at vi kan diskutere konkrete løsninger for produksjon og overlevering av uttrekk. Det er forskjellig krav for fagsystemer og registre sammenlignet med noark-systemer.

Alle godkjente Noark-5 systemer skal ha en funksjon for å produsere uttrekk. Dessverre vil det ofte være behov for konsulenthjelp fra systemleverandørene likevel. Data som ble produsert under tidligere versjoner av Noark tilfredsstiller ikke kravene som settes i Noark-5 og vi ser også at systemene har tillatt mangelfull registrering også i senere tid. Det må derfor i en del tilfeller gjøres en jobb for å få ut alt som skal med i uttrekket.

Et NOARK-uttrekk består av en eller flere avsluttede arkivdeler fra samme arkivskaper. Dersom arkivdelene er produsert av forskjellige arkivskapere, ønsker vi at det blir gjort et uttrekk for hver arkivskaper. Det er også tillatt å gjøre ett uttrekk pr. arkivdel, men det er ikke nødvendig.

Ved deponering av fagsystemer og andre former for deponering skal de følge kravene i kapittel VIII i "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver". Dersom kommunen har mulighet til å produsere slike uttrekk selv tar vi gjerne imot dette. Ellers vil det være lurt å ta kontakt med depotinstitusjonen for å diskutere løsninger for å få produsert uttrekket.

Overføring av uttrekk

Det vil også være lurt å reservere tid for overføring (deponering) av arkivmaterialet. Overføringen kan gjøres på USB lagringsmedier. Dersom de skal sendes med posten eller annen ekstern transportør anbefaler vi at lagringsmediet krypteres. TrueCrypt er et godt egnet verktøy for dette.

Vi tilbyr også overføring via kryptert FTP overføring. Ta i så fall kontakt.

Les mer om utfordrinnger knytta til konvertering av arkivdokumenter.

Sist oppdatert 07.11.2016