Det er i utgangspunktet bare opplysninger som er underlagt taushetsplikt, ikke hele dokumenter, mapper, arkivesker, serier eller arkiv. Men ofte kan det være vanskelig å skille dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger, fra dokumenter som er offentlig tilgjengelige. Hvis det er grunn til å tro at det finnes taushetsbelagte opplysninger i et materiale, kan det derfor bli satt sperrefrister på hele arkivesker, serier eller arkiv. Først når noen ønsker å bruke dette materialet, går vi igjennom det og identifiserer de taushetsbelagte opplysningene, og gir eventuelt innsyn, så sant omfanget ikke er for omfattende. 

Sperrefristens lengde

Det er satt ulike sperrefrister for når taushetsplikten for en opplysning opphører og materialet fritt kan benyttes på våre lesesaler. Bestemmelsene om dette finnes dels i forvaltningsloven med forskrift, dels i særlovgivning.

Hovedregelen etter forvaltningslovens § 13c er at taushetsplikten bortfaller etter 60 år. Det vil si at arkivmateriale som er eldre enn 60 år gammelt, for en stor del fritt vil kunne brukes på våre lesesaler. Men det som noen ganger er et problem, er at eldre og yngre materiale ofte er samlet i én og samme eske eller mappe, og at det kan være svært vanskelig å skille de taushetsbelagte opplysningene fra det som er offentlig tilgjengelig. I den grad det er mulig, og ikke for arbeidskrevende, vil vi på forespørsel forsøke å legge til rette for at du får tilgang til opplysniningene.

Ifølge forvaltningslovforskriften § 11 kan Riksarkivaren i det enkelte tilfellet bestemme at taushetsplikten for personlige opplysninger skal gjelde utover 60 år eller den fristen andre lover setter. Forskriften setter ingen grense for hvor lenge taushetsplikten kan forlenges, men i praksis har den ofte vært forlenget til enten 80 eller 100 år. 80 år er den vanligste grensen, og har normalt vært brukt i saker som inneholder opplysninger om straffesaker, farskaps-/bidragssaker og særlig sensitive helseopplysninger. Taushetsplikten er 100 år der hvor det finnes opplysninger om adopsjon og barnevernssaker. Forlengelse av taushetsplikten til 100 år kan også være aktuelt i saker hvor det finnes andre spesielt sensitive personopplysninger.

Også i spørsmålet om forlengelse av taushetsplikt er det betydelig rom for skjønnsmessige vurderinger. Vi legger her særlig vekt på opplysningens art, altså hvor sensitiv den må antas å være for den det gjelder, og vurderer dette opp mot offentlighetens interesse av å få kjennskap til disse opplysningene. Vi tar også hensyn til mulige skadefølger av å tilgjengeliggjøre dem, ved å vurdere om det er grunn til å tro at den som opplysningene gjelder, fortsatt er i live eller om eventuelle etterkommere vil føle seg krenket av at opplysningene blir offentlig kjent.

Særlovene setter en del egne grenser for bortfall av taushetsplikt. For eksempel fastsetter statistikklovens § 2-4 taushetsplikt i 100 år for personopplysninger som er samlet inn med hjemmel i denne loven. Dette gjelder de statlige folketellingene, og gjør at vi ikke kan publisere dem før de er 100 år gamle.