Arkiver i pleie- og omsorgssektoren

Pleie og omsorgssektoren har mye dokumentasjon av både pasienter og saksbehandling. Hvilke krav finnes det til denne dokumentasjonen og hvordan skal den håndteres på best mulig måte?

Følgende informasjon er i hovedsak hentet fra KS  sin presentasjon av nye forsknings og utviklingsrapporter:

Dokumentasjonen inneholder ofte sensitive personopplysninger som er underlagt strenge krav til personvern. Den kan også inneholde opplysninger som ikke angår selve helsehjelpen, og som derfor må sees på som saksbehandlingsdokumentasjon. Avhengig av om det er saksbehandlingsdokumentasjon eller dokumentasjon av helsehjelp, er dokumentasjonen underlagt forskjellige lovverk som stiller ulike krav til tilgang, sletting, lagring og gjenbruk. Det er derfor viktig at dokumentasjonen ikke blandes sammen i kommunens arkiver.

PWC har på oppdrag fra KS utarbeidet både en rapport og en veileder for håndtering av pasientinformasjon. Ulike statlige myndigheter har samlet seg om felles retningslinjer for håndtering av dokumentasjon. Dermed har kommunene fått et verktøy som tidligere har manglet, på et område som har vært preget av ulik praksis og store motsetninger. Også leverandørene av løsninger til pleie- og omsorgssektoren kan ha stor nytte av at det gis omforente anbefalinger som tilfredsstiller både kommunale og statlige krav.

Overordnet målsetning med rapporten og veilederen er å gi kommunene et tydeligere bilde av hvordan dokumentasjon i tilknytning til pleie- og omsorgstjenester skal håndteres, og sikre en mest mulig forsvarlig og effektiv håndtering av slik dokumentasjon. Rapporten tar for seg bruk av sakarkivsystemet kontra saksbehandlingsdelen i pleie- og omsorgssystemet (PLO-systemet), og håndtering av saksbehandlingsdokumentasjon kontra dokumentasjon av helsehjelp internt i PLO-systemet. Basert på rapporten er det utarbeidet en veileder som skal gi kommunene et tydeligere bilde av hvordan dokumentasjon i tilknytning til pleie- og omsorgstjenester skal håndteres, prinsipielt og i praksis.

Dokumentvedlegg:

Sist oppdatert 16.11.2016