Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner har vært etterspurt lenge. De gamle bestemmelsene fra 1986/1987 var utdatert. 1980-tallets bestemmelser var laget med tanke på papirarkiv og tok i liten grad høyde for elektronisk arkiv. Endret begrepsbruk og endringer i oppgaver i forvaltningen gjorde de emnebaserte bevarings- og kassasjonsbestemmelsene uaktuelle. Rettighetsdokumentasjon var heller ikke tilstrekkelig ivaretatt i det gamle regelverket. Riksrevisjonens rapport fra 2010 advarte dessuten om at bevaringsverdig materiale kunne gå tapt som følge av utdaterte bestemmelser.

Fra venstre: Sissel Rykhus, Dovre.Ingeborg Bergeid Røstad, Gjøvik. Inger Lise Trehjørningen,Gran. Kirsti O. Sletten, Fylkesarkivet. Marlyn Bergeid, Etnedal. Synnøve Grenaker, Nord-Odal. Kari Skjulhaug, Tynset. Fraværende: Svein Amblie, Fylkesarkivet. Margit Sletten, Nord-Fron. Randi Stetrud, Gausdal. Foto: Tormod HoldbrekkenDet finnes i dag et stort antall eldre fagsystemer som ikke er bevaringsvurdert, og en stor mengde papirarkiver som ikke er ryddet og gjennomgått. For å kunne avlevere eldre digitale og papirbaserte arkiver, må kommunene vite hvilken dokumentasjon som er bevaringsverdige og hvilken som kan kasseres. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene trådte i kraft 1.2.2014.

De nye reglene tar utgangspunkt i oppgaver. Dreiningen i metodikk, fra emnebasert til funksjonsbasert beskrivelse, krever en litt annen tenkning. Tilpasningen og arbeidet som må gjøres i forbindelse med et slikt nytt regelverk for vår region, blir gruppas oppgave.

Sist oppdatert 12.02.2016