Rutiner for deponering av papirarkiv

Vi har som mål at arkiveier skal gjøre følgende før deponering av papirarkiv:

  • Ta kontakt med fylkesarkivet i god tid før planlagt overføring. Normalt vil fylkesarkivet foreta befaring og delta i prosessen fram til overføring finner sted. 
  • Foreta nødvendig arkivbegrensing og kassasjon i materialet som skal deponeres (Avvent nytt kassasjonsreglement)
  • Møtebøker, kopibøker og journaler som skal bindes inn, og som ønskes utført av fylkesarkivet, leveres i ringpermer evt. I esker ferdig sortert.
  • Hvert arkivstykke som skal deponeres skal merkes med arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperiode. Eks.: Lillehammer kommune, Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1- 84, eller Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995- 1999.
  • Arkivliste skal følge med i overenstemmelse med tilpasset normalinstruks. Denne kan lastes ned her.

 

  • For utfyllende informasjon: se Arkivforskriften  http://www.lovdata.no/for/sf/ku/tu-19981211-1193-018.html. Denne som slår fast at eldre og avsluttet kommunalt og fylkeskommunalt arkiv i utgangspunktet skal deponeres til interkommunalt arkivdepot. Arkivforskriften viser videre til «Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner» gitt av Riksarkivaren 2002, som gir en presisering av kravene som stilles til materiale som skal deponeres. Her skal arkivskaper forholde seg til den tilpassede versjonen som er beskrevet over.

 

Interne rutiner for deponering av papirarkiv

  • Deponert materiale må kontrolleres og gjennomgå nødvendig rengjøring.
  • Sett opp deponert arkivmateriale i den rekkefølge det er kommet inn i, etter allment arkivskjema.
  • Sjekk at arkivlistene stemmer overens med arkivmaterialet som har kommet inn.
  • Legg arkivlistene direkte inn i Asta i påvente av registrering, og sett på hyllereferanse. (til intern bruk)
  • Journalfør arkivlistene i P360 på riktig sak. Send bekreftelse på mottatt arkiv til eier. Dersom enkelte arkivstykker mangler presiseres dette her.
  • Nytt arkivmateriale registreres i Asta så snart det lar seg gjøre.