Aktivitet

Beskrivelse

Nytteverdi

Referanser

Journalføring av henvendelser som krever saks-behandling eller har verdi som dokumentasjon:

Avtaler om deponering, arkivlister, arkivfaglige spørsmål m.m.

Alle henvendelser som krever saksbehandling skal via postmottak for registrering  i P360. Enten henvendelsen kommer via telefon, e-post eller brev.

E-post besvares med mottatt og oversendt saksbehandler.

Lovpålagt 

- Oversikt

- Restanselister

- Statistikk

- Bruken av K-koder og fastlagte skriveregler gir utvidede søke-muligheter

 

Henvendelser som krever saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal journalføres ifølge Arkivforskriften

§ 2- 6. I følge e-Forvaltningsforskriften §6 er vi pliktet til å gi tilbakemelding på elektroniske henvendelser.

Journalføring av karakter-forespørsler

De som henvender seg på telefon får beskjed om å bruke kontaktskjema på hjemmesiden.

Avsender vil få automatisk svar om mottatt henvendelse.

Skjema kommer opp i postmottakets postboks, e-posten dras inn i riktig sak: skole + år, og sendes til saksbehandler via P360

- Oversikt

- Restanselister

- Statistikk

Behandling av karakterforespørsler regnes ikke som saksbehandling, og sakene som oppstår har ikke i seg selv verdi som dokumentasjon. Journalføring er derfor ikke nødvendig ifølge Arkivforskriften § 2- 6. I følge e-Forvaltningsforskriften har de som henvender seg elektronisk rett på bekreftelse på mottatt henvendelse.

Journalføring av forespørsler om tannjournaler

Telefon-henvendelser settes over til saksbehandler.

Brevpost skannes inn og journalføres i riktig sak: f.eks. «Forespørsler tannjournaler» og sendes til saksbehandler via P360.

Journalopplysninger skjermes på offentlig postliste i henhold til Offl. §13 jf. Fvl. §13.

- Lovpålagt

- Oversikt

- Restanse

- Statistikk

Samtykkeerklæringer og dokumentasjon som viser at originalmateriale er lånt ut, skal journalføres ifølge Arkivforskriften §2-6.

Taushetsbelagte opplysninger skal ifølge Offentleglova  §13 jamfør Forvaltningsloven §13, unntas offentlighet.

 

Journalføring av forespørsler om kopi fra fylkeskommunale og kommunale arkiver

Telefonhenvendelser.

Henvendelser på e-post og brevpost registreres på riktig samlesak og sendes til saksbehandler via P360

- Oversikt

- Restanse

- Statistikk

Journalføring er ikke påkrevet i forhold til Arkivforskriften

Journalføring av forespørsler om kopi av personsensitiv dokument-asjon

Alle telefonhenvendelser håndteres i henhold til første punktet over.

Brevpost skannes inn og journalføres i riktig sak og sendes til saksbehandler via P360.

Journalopplysninger skjermes på offentlig postliste i henhold til Offl. §13 jf. Fvl. §13.

- Lovpålagt

- Oversikt

- Restanse-lister

- Statistikk

Samtykkeerklæringer er viktig dokumentasjon, og skal  journalføres ifølge Arkivforskriften §2-6.

Taushetsbelagte opplysninger skal ifølge Offentleglova  §13 jamfør Forvaltningsloven §13, unntas offentlighet.