Rutiner for deponering av papirarkiv

Vi har som mål at arkiveier skal gjøre følgende før deponering av papirarkiv:

  • Ta kontakt med fylkesarkivet i god tid før planlagt overføring. Normalt vil fylkesarkivet foreta befaring og delta i prosessen fram til overføring finner sted. 
  • Foreta nødvendig arkivbegrensing og kassasjon i materialet som skal deponeres (Avvent nytt kassasjonsreglement)
  • Møtebøker, kopibøker og journaler som skal bindes inn, og som ønskes utført av fylkesarkivet, leveres i ringpermer evt. I esker ferdig sortert.
  • Hvert arkivstykke som skal deponeres skal merkes med arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperiode. Eks.: Lillehammer kommune, Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1- 84, eller Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995- 1999.
  • Arkivliste skal følge med i overenstemmelse med Arkivinstruks for IKA Opplandene,