Rutiner for deponering av papirarkiv
Vi har som mål at arkiveier skal gjøre følgende før deponering av papirarkiv:
- Ta kontakt med fylkesarkivet i god tid før planlagt overføring. Normalt vil fylkesarkivet foreta befaring og delta i prosessen fram til overføring finner sted.
- Foreta nødvendig arkivbegrensing og kassasjon i materialet som skal deponeres (Avvent nytt kassasjonsreglement)
- Møtebøker, kopibøker og journaler som skal bindes inn, og som ønskes utført av fylkesarkivet, leveres i ringpermer evt. I esker ferdig sortert.
- Hvert arkivstykke som skal deponeres skal merkes med arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperiode. Eks.: Lillehammer kommune, Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1- 84, eller Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995- 1999.
- Arkivliste skal følge med i overenstemmelse med Arkivinstruks for IKA Opplandene,
- For utfyllende informasjon: se Forskriften om offentlege Arkiv. https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-15-2105