Digitale arkiverArkiv har tradisjonelt bestått av papirer. Vi har mange møtebøker og dokumenter som er produsert i forbindelse med den offentlige forvaltningen også en del fra private selskaper. Disse papirene inneholder informasjon og dokumentasjon om hva som er gjort, den sikrer rettigheter og viser hvilke plikter vi har hatt. Og vi kan bruke dokumentene for å si noe om hvordan samfunnet har fungert og hvordan det har endret seg gjennom tiden. Nå blir informasjonen i større grad lagret og håndtert digitalt. Hvordan påvirker dette håndtering av arkiver som skal til arkivdepot?

Hensikten med et arkiv er å kunne finne igjen informasjon. Dette er primæroppgaven til et arkiv, og løses vanligvis med at vi innfører systemer for å organisere den informasjonen vi har. Det brukes arkivnøkler for å hjelpe oss å samle informasjon som hører sammen, det produseres arkivlister og journaler som sier beskriver innholdet i arkivet. I tillegg finnes det rutiner for å sikre at nødvendig dokumentasjon kommer inn i arkivet og blir plassert på rett plass - for at vi skal finne det igjen når vi trenger det.

Noe av det viktigste materialet i et arkiv er dokumentasjon av rettigheter og plikter. Dette betyr at vi må sitte med dokumentasjon vi kan ha tillit til. Vi må vite at ingen har endret dokumentet til sin fordel mens det har vært i arkivet.

Det betyr at orden og rutiner har skilt mellom gode og dårlige arkiver. Det forteller hvilke arkiver vi kan stole på og hvilke som ikke er like gode. Hvor god orden det er i arkivet vil ha stor innvirkning på hvor raskt vi kan finne igjen informasjon. Arkivlistene vil på mange måter være en dokumentasjon på hva som er overført til depot. Dette gjelder både for papirbaserte arkiver og for elektronisk materiale.

Men, hva er forskjellen mellom det papirbaserte og det digitale arkivet?

Jeg kan ikke ta alle forskjellene her, men noen er verdt å merke seg. Det ene er bruken av kodeverk. Kodeverk kan i stor grad sammenlignes med forkortelser. De kan være enkle å forstå i samtiden, men uten god dokumentasjon er de helt uforståelige når de har gått ut av bruk - og kanskje har blitt gjenbrukt med helt annen betydning. Spesielt eldre datasystemer hadde veldig fokus på å bruke minst mulig plass til lagring, og brukte derfor mye kodeverk. Dette ble ofte tolket av programvaren som viste det til brukeren, men når programvaren blir borte - så forsvinner også beskrivelsen om vi ikke er oppmerksom i overgangen. Det kan være så enkelt som at en dato kan være skrevet slik (noe vi finner i en god del databaser): 79398. Det er to forutsetninger som må til for å tolke dette. Vi må vite at det er snakk om en dato og vi må vite at det er kodet på formatet "Clarion-date". Dermed kan vi regne oss frem til at det står 17. mai 2018. Dette er grunnen til at det er stilt krav til datoformat i elektroniske uttrekk. Datoer skal skrives i henhold til NS-ISO8601; 2018-05-17. Dette var det enkle eksemplet - i tillegg kommer alle behandlingskoder, konteringskoder og egendefinerte koder som blir brukt for å registrere til dels viktig informasjon om elever, ansatte og klienter. For arkivansatte som ikke er spesialister innen de forskjellige fagområdene vil disse kodene være helt umulig å skjønne uten at de er beskrevet. Så lenge vi vet hva kodene betyr, vil det ofte være en fordel å beholde kodene for å lette gjenfinning.

Jeg har tidligere sagt en del om dokumentformater. Vi trenger dokumentformater som holder seg over tid og hvor vi kan være trygge på at vi klarer å forvalte dem i fremtiden. Dette blir på samme måte som at enkelte kombinasjoner av papir og trykk blekner og blir borte i løpet av få år (tenk f.eks. på kvitteringer fra kortautomater). Dette er materiale som vi ikke kan ta vare på i depot - og dersom det skal sikres, må vi først overføre det til et format som holder seg over tid.

Papirarkivene er også ofte enkle å finne fram i fordi dokumentene og informasjonen er strukturert slik at vi skjønner det så snart vi ser det. En del elektroniske systemer inneholder mange tabeller med data - hvor de hver for seg kan fortelle noe, men vi mangler ofte koblingene mellom disse tabellene som viser den fulle og hele historien. Et system brukt for å registrere karakterer i skolen kan være et eksempel. Her finner vi en tabell med personer. Elever, lærere og foresatte er alle registrert i denne tabellen, og vi ser ikke uten videre hvem som er hva. En viss peiling får vi ut fra fødselsdato som er registrert på en del av personene. Vi finner også en tabell med fag. Men, hvor er karakterene? Etter mye leting finner vi dem. De ligger i en egen tabell - alt er representert med koder, og hver elev kan ha flere karakterer i samme fag.… Og slik jobber vi for å finne ut hvordan dataene er strukturert. En tidkrevende og møysommelig prosess dersom vi ikke har noen dokumentasjon fra før på hvordan systemet er bygget opp. Heldigvis kan vi ofte gjenbruke denne informasjonen når det kommer tilsvarende data fra en annen kommune. Eksamensprotokollen fra papirtiden var mye enklere å forstå.

Eksamensprotokollen inneholdt ofte signatur fra faglærerne som bekreftet at dette var den gyldige karakteren. Den signaturen finner vi sjelden i de elektroniske systemene. I beste fall finner vi informasjon om hvem som har registrert karakteren på eleven inn i datasystemet. Hvordan skal vi da stole på at det er korrekt karakter som er registrert? Vi er da avhengig av at det har vært gode nok rutiner i organisasjonen og i datasystemet. Arkivskaper (skolene) må gå god for at innholdet er korrekt når det overleveres til arkivdepot, og arkivdepot må ha rutiner som gjør at håndtering av materialet er sporbart. Ikke minst må alt vedlikehold og endringer av arkivuttrekket være dokumentert slik at vi kan spore det tilbake til utgangspunktet.

Det er ikke til å stikke under en stol at det foreløpig er raskere å håndtere vitnemåls- og karakterforespørsler der arkivet består av vitnemålskopier på papir sammenlignet med karakterdata fra et elektronisk uttrekk. Samtidig har vi i mange tilfeller sett at karakterdata korrigeres i de elektroniske systemene på grunn av at elever tar nye eksamener eller tar opp igjen fag. Dette har ikke alltid blitt fulgt opp med å korrigere papirarkivet….